Con il recente decreto anti-crisi è stato introdotto il nuovo articolo 2215-bis del Codice Civile, che prevede la possibilità di tenuta dei registri e altra documentazione obbligatoria con strumenti informatici.
I cambiamenti nella nostra epoca avvengono in fretta in tutti i settori e non risparmiano certo il settore amministrativo-contabile, che anzi in molti casi, per questioni di praticità o per obbligo, ne è talvolta avanguardia. Mi riferisco ad esempio all’introduzione della Smart Card, con la quale si appone la firma digitale, o alla PEC, la Posta elettronica certificata.
Dai tempi di Luca Pacioli, il matematico inventore della partita doppia, fino all’introduzione della contabilità meccanizzata, cioè fatta con il computer, poco era cambiato nella modalità di effettuare le registrazioni e nella tenuta dei registri contabili: tutto si faceva e si conservava su carta. Successivamente, con i computer, è cambiata la modalità di inserimento delle scritture contabili, cioè si è passati da una contabilità tenuta manualmente ad una contabilità meccanizzata, ma con i registri rigorosamente stampati ancora su carta.
Con l’introduzione dell’art. 2215-bis del Codice Civile viene fatto un ulteriore passo avanti, cioè viene consentito di non stampare su carta i registri. Ma la disposizione non si limita a disciplinare la tenuta del libro giornale o del libro inventari, riguarda anche i libri sociali, le fatture emesse e ricevute, lettere, telegrammi, oltre a tutte le altre scritture contabili previste dalle disposizioni fiscali, quali i registri Iva e il registro beni ammortizzabili.
La norma prevede tuttavia e giustamente alcune formalità di tenuta, reintroducendo quello che su carta era stato recentemente abolito (era il 2001), quantomeno con riferimento ai registri fiscali, in favore della “semplificazione”, ossia la vidimazione o bollatura iniziale e successiva. Viene infatti introdotta la marcatura trimestrale e la firma digitale dell’imprenditore da apporre ai documenti tenuti digitalmente.
La marcatura trimestrale, però, rende poco appetibile la tenuta informatica delle scritture contabili ecc., dato che attualmente in caso di tenuta cartacea delle stesse è prevista la possibilità di stamparle anche annualmente e con termini piuttosto lunghi, dato che possono essere predisposte entro i tre mesi successivi al termine di scadenza dell’invio delle dichiarazioni.
Da notare che il Codice Civile, con questo articolo, si occupa solo della tenuta dei registri ecc., ma non della conservazione, per la quale occorre fare riferimento alle regole dettate dall’art. 43 del codice dell’amministrazione digitale.
Art. 2215 bis C.C. – Documentazione informatica
“I libri, i repertori, le scritture e la documentazione la cui tenuta è obbligatoria per disposizione di legge o di regolamento o che sono richiesti dalla natura o dalle dimensioni dell’impresa possono essere formati e tenuti con strumenti informatici.
Le registrazioni contenute nei documenti di cui al primo comma debbono essere rese consultabili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario e costituiscono informazione primaria e originale da cui è possibile effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.
Gli obblighi di numerazione progressiva, vidimazione e gli altri obblighi previsti dalle disposizioni di legge o di regolamento per la tenuta dei libri, repertori e scritture, ivi compreso quello di regolare tenuta dei medesimi, sono assolti, in caso di tenuta con strumenti informatici, mediante apposizione, ogni tre mesi a far data dalla messa in opera, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore, o di altro soggetto dal medesimo delegato, inerenti al documento contenente le registrazioni relative ai tre mesi precedenti.
Qualora per tre mesi non siano state eseguite registrazioni, la firma digitale e la marcatura temporale devono essere apposte all’atto di una nuova registrazione, e da tale apposizione decorre il periodo trimestrale di cui al terzo comma.
I libri, i repertori e le scritture tenute con strumenti informatici, secondo quanto previsto dal presente articolo, hanno efficacia probatoria di cui agli articoli 2709 e 2710 del codice civile.”
